組織作り

職場のコミュニケーションを改善する「組織活性化の取り組み」

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

「職場のコミュニケーションが悪い」――これは、多くの職場で聞かれる意見です。その原因として、メールやソーシャルメディアなど「ITツールの影響」や「飲みに行く機会が減った」など世代による価値観の変化が、その理由としてよく挙げられます。

少し古いデータになりますが、2007年に第一生命経済研究所が調査した『職場のコミュニケーションに関するアンケート調査』によれば、「職場の人間関係上のコミュニケーション満足度」は7割近くが「まあ満足」としながらも、職場での交流の実態は、「上司・部下や同僚と飲みに行く機会に『よく参加』するのは 1 割未満」「年代が上がるにつれて、職場で飲みに行く機会は『かなり減った』と感じている人が多い」「メールは『気軽に送れる』反面、『真意が伝わっているか心配』など、利点欠点が混在」などとなっています。この傾向は、現在もそれほど大きく変わっていないのではないでしょうか。

そこで、コミュニケーションの改善策として、よく「新しい制度やツールの活用」「飲みニケーションを増やす」などの意見が出されます。しかし、異なるツールを活用しても、結局ITに頼ろうとしたり、そもそも若い世代が飲みに行かないから飲みニケーションにならないなど、堂々巡りが続いているようです。

そこで、この記事では、職場のコミュニケーションを改善するための組織活性化の取り組みについて見ていきます。

職場のコミュニケーションが悪い理由

まず、「職場のコミュニケーションが悪い」というのが、「どういう状況」で「なぜ起きるのか」について考えてみましょう。

「コミュニケーションが悪い状況」とは、一言で言うと「言いたいこと(本音)が自由に言い合えない」状況ではないかと思います。

では、なぜこのような状況が起きるのでしょうか。その理由は、「言っても分かってくれない」のように、「言うことはできるが、理解しようとしてくれない」場合と、相手が威圧的だったり、無関心だったりするような「言いたくても、言うことができない」場合の、大きく分けると2つのパターンが考えられます。

その結果、「表面的なことを言う」「言いたいことを言わない」の選択をすることになり、コミュニケーションが悪くなってしまうのです。

組織活性化の「最初の取り組み」

職場のコミュニケーションを活性化するために必要な最初の取り組みは、「言いたいこと(本音)が自由に言える環境を作る」ことです。

そのための方法として最も簡単な取り組みが「傾聴」です。傾聴とは「相手の話に耳を傾けて、よく聞く」ことです。この姿勢を見せることで、職場の中に安心・安全な空気が流れ、「〇〇さんは、私の意見を聞いてくれる」「〇〇さんは、私のことを分かってくれる」と、周りの人が思い始めます。

その結果、職場に会話が生まれ、コミュニケーションが活発になります。

とはいえ、ひと言で「相手の話に耳を傾けて、よく聞く」と言っても、「誰から」「どのように」聞けばいいのかよく分からない人もいるかもしれません。ましてや、職場は多くの人がいるのに、同時に話を聞くことはできませんしね。

「傾聴」を職場で活用する方法

ここで、筆者の事例をお話しましょう。筆者が職場で実践したのは、「一人ひとりの部下と毎月必ず30分間、とにかく話を聞く」という方法です。

筆者は以前、IT業界で20名ほどの部下を抱える中間管理職でした。職場には威圧的な上司がいて、言いたいことを自由に言えない雰囲気に、「どのようにしたら、職場が活性化できるのか」悩んでいました。そこで、コミュニケーションのトレーニングに通いました。

トレーニングの内容は、主に傾聴力を高める方法でした(その方法は後述します)。トレーニングの中で相手に十分話を聞いてもらうと、とても心地が良いことを知った私は、「部下の話をとにかく聞こう」と、毎月1人30分間、話を聞く時間を取ることにしたのです。

今までなかった取り組みに、部下の中には怪訝な態度を示す人もいました。けれども、回数を重ねるうちに、仕事のこと、困っていること、プライベートのことなど、部下といろんなことを話すようになりました。

それにつれて部下一人ひとりとの関係性が良くなっていき、最終的には、職場全体の雰囲気が明るくなりました。会議をしても自由に意見が言える雰囲気が生まれ、活発な議論ができるので、積極的な部下が増え、中には自主的に勉強会を始める人も出てきて、職場を活性化したことを実感しました。また、部下が生き生きと働くようになったため、顧客からも評価されるようになりました。

職場全体を一斉に底上げをするのは、なかなか難しいことかもしれません。また、職場活性化のためにいろんな制度を作ったり、ツールを導入したりするのはお金がかかります。けれども、この方法ならば、基本は部下と一対一の関係づくりなので、それほど難しくありません。また、傾聴力を高めるトレーニングは必要ですが、とにかく話を聞くだけなのでそれほどお金もかかりません。

傾聴力の身に付け方

ところで、「傾聴する」とは、具体的にはどうすればいいのでしょうか。

傾聴とは、「話を聞く」ことですが、どんなに「傾聴しよう」と思って話を聞いても、傾聴のトレーニングを受けたことのない人の多くは、相手の話を傾聴することは、まず、できません。

なぜなら、相手の話を聞いていると、それによって自分の考えが刺激されて「そういうときはさ、こうしたほうがいいんじゃない?」とアドバイスしたくなったり、「そんなやり方はおかしいよ」のように、自分の意見を言いたくなるため、傾聴モードではいられなくなるからです。

特に、上司が部下の話を聞くような場合、上司の方が経験値があるので、部下の話や振る舞いに、アドバイスや意見を言いたくなります。実際に3分間、自分の話を一切せずに、相手の話に耳を傾けられるか、聞くに徹することができるかを試してみてください。傾聴の難しさがすぐに分かるでしょう。

傾聴のトレーニングを受けると、「なるほど、本来の傾聴とはこういうことなのだな」という体験ができ、話を聞いてもらう心地よさを体感できます。

ちなみに、傾聴の技法はそれほど難しくありません。傾聴の技法でもっともシンプルで簡単なのが「繰り返す」という方法です。傾聴について、詳しくは傾聴とは相手に意識を100%向けて理解しようとすることでも解説しています。また、詳しい技法は話を聞く効果を最大化する2つの傾聴技法と6つのポイントで解説しています。

傾聴が職場の活性化にもたらす効果

傾聴が職場の活性化にもたらす効果をまとめてみました。職場で傾聴を積極的に取り入れることによって……

  • 安心・安全な場が生まれる
  • 言いたいこと(本音)が自由に言えるようになる
  • 部下が積極的になり、さまざまなアイデアが出るようになる
  • 部下一人ひとりの考え方が分かるようになる
  • 部下の悩みが分かる。問題が大きくなる前に対応することができる

その結果、職場が活性化していくのです。

まとめ

職場のコミュニケーションを改善する組織活性化の取り組みについて見てきました。

職場の活性化というと、とても難しくお感じになると思いますが、その基本はとてもシンプルであることがお分かりいただけたでしょうか。

職場や組織は、人と人との営みです。人と人とが信頼し合うことができれば、居心地のいい雰囲気があれば、「この人なら、あるいは、この場なら言っても大丈夫だ」という安心・安全な場があれば、自然と会話が生まれ、活発になっていきます。

文中でも指摘したように、傾聴力を高めるためには、相応のトレーニングが必要です。けれども、その基本はシンプルで、トレーニングさえすれば、誰でも簡単に身に付けることができます。

もし、職場を活性化したいと思われましたら、まずは、相手の話を傾聴する。そのための能力を身に付けることから始めてみてはいかがでしょうか。特に、管理職のみなさんが実践すると効果的です。

スポンサーリンク

仕事を楽しくするしごとのみらいの無料メールマガジン

仕事とは「人生そのもの」です。なぜなら、多くの人にとって、人生の中でもっとも長く時間を費やしているのが仕事だからです。仕事がつまらなければ人生はつまらないし、仕事が楽しければ人生も楽しい。

しごとのみらいでは、心理学に基づいた……

・職場やまわりの人とのコミュニケーションのポイント
・感情や行動のマネジメント
・毎日をごきげんに過ごす自分との関わり方

など、ビジネスシーンに役立つ情報をメールマガジンでお知らせしています。同じ働くなら、楽しいほうがいいと思いませんか?

メールマガジンの詳細を確認する

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

サイト内の記事をキーワードで検索

しごとのみらいのメルマガ