わかりやすく伝えるたった1つの話し方のコツ

2015年7月2日 2024年4月23日竹内義晴

竹内義晴

ビジネスシーンでは、報告、連絡、相談、プレゼンなど、上司、同僚、部下、お客さまなどに、仕事の状況や自分の意見を伝えなければならないシーンがたくさんあります。考えをわかりやすく伝えることができれば、相手から、「○○さんはできる人だな」と信頼されます。

一方、わかりやすく伝えるのが難しい……と感じている方もいらっしゃるでしょう。

そこで、誰もが簡単に、考えをわかりやすく伝える話し方のコツについてお話しましょう。

わかりやすく伝える話し方のコツ

わかりやすく伝える話し方のコツはたった1つ。「結論を最初に伝える」ことです。このことを意識するだけで、話のわかりやすさが格段に変わります。

なぜなら、結論を最初に伝えることで、相手は、話の内容が最初にざっくりと把握できるため、「なるほど、○○のことが言いたいのだな」のように、そのあとの話を安心して聞くことができるからです。

一方、話が分かりにくい場合は、「結論」からではなく、「経過」から話している場合が多いです。

話の分かりやすさが違う「経過型」と「結論型」

ここに、例として、プロジェクトの進捗報告を上司にシーンを挙げてみましょう。

話がわかりにくい「経過型」

「課長、プロジェクトの進捗ですが……実は、水曜日にトラブルがありまして、対応に追われてスケジュールが遅れ気味になっていたのですが、急いで対応した結果、現在は落ち着きました。スケジュール通り順調に進んでいます」

話が分かりやすい「結論型」

「課長、プロジェクトの進捗ですが、結論から言うと、順調に進んでいます。実は、水曜日にトラブルがありまして、対応に追われてスケジュールが遅れ気味になっていたのですが、急いで対応した結果、現在は落ち着きました。スケジュール通りです」

いかがですか？ほんのわずかな差ですが、経過型だと、つい、「で、結論は？」と言いたくなってしまうのに対し、結論型は、最初に「順調だ」ということが分かるため、安心した気持ちで聞けるのではないでしょうか。

結論から先に伝えると、話す前に頭の中を整理できる

また、結論から先に伝える習慣は、相手に考えを伝える前に、頭の中で、「一言で言うと、何を伝えたいのか」を整理することになります。話す前に内容が整理できるため、話がわかりやすくなるメリットもあります。

結論から先に伝える話し方のコツの練習法

この話し方のコツは、メールや報告書など、文章で意見を伝えるときにも効果的です。

そこで、文章を書くときにも結論から書くように意識してみましょう。目の前に相手がいないので緊張もしませんし、最初に「何を言いたいのか」をはっきりさせることで、文章も書きやすくなります。日頃のちょっとした練習法として最適です。

実はこの文章も、書き出しで結論をお伝えしました。「わかりやすく伝える話し方のコツはたった1つ。「結論を最初に伝える」ことです。このことを意識するだけで、話のわかりやすさが格段に変わります。」の部分がそうです。

この話し方のコツはとてもシンプルなため覚えやすく、簡単です。今までより少し意識するだけで自然とできるようになり、周りの上司、同僚、部下、お客様から信頼されるようになるでしょう。

投稿者プロフィール

竹内義晴NPO法人しごとのみらい理事長

1971年生まれ。新潟県妙高市出身。自動車会社勤務、プログラマーを経て、現在はNPO法人しごとのみらいを運営しながら、東京のIT企業サイボウズ株式会社でも働く複業家。「複業」「多拠点労働」「テレワーク」を実践している。専門は「コミュニケーション」と「チームワーク」。ITと人の心理に詳しいという異色の経歴を持つ。しごとのみらいでは「もっと『楽しく！』しごとをしよう」をテーマに、職場の人間関係やストレスを改善し、企業の生産性と労働者の幸福感を高めるための企業研修や講演、個人相談を行っている。サイボウズではチームワークあふれる会社を創るためのメソッド開発を行うほか、企業広報やブランディングに携わっている。趣味は仕事とドライブ。