コミュニケーション

わかりやすく伝えるたった1つの話し方のコツ

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ビジネスシーンでは、報告、連絡、相談、プレゼンなど、上司、同僚、部下、お客さまなどに、仕事の状況や自分の意見を伝えなければならないシーンがたくさんあります。考えをわかりやすく伝えることができれば、相手から、「○○さんはできる人だな」と信頼されます。

一方、わかりやすく伝えるのが難しい……と感じている方もいらっしゃるでしょう。

そこで、誰もが簡単に、考えをわかりやすく伝える話し方のコツについてお話しましょう。

わかりやすく伝える話し方のコツ

わかりやすく伝える話し方のコツはたった1つ。「結論を最初に伝える」ことです。このことを意識するだけで、話のわかりやすさが格段に変わります。

なぜなら、結論を最初に伝えることで、相手は、話の内容が最初にざっくりと把握できるため、「なるほど、○○のことが言いたいのだな」のように、そのあとの話を安心して聞くことができるからです。

一方、話が分かりにくい場合は、「結論」からではなく、「経過」から話している場合が多いです。

話の分かりやすさが違う「経過型」と「結論型」

ここに、例として、プロジェクトの進捗報告を上司にシーンを挙げてみましょう。

話がわかりにくい「経過型」

「課長、プロジェクトの進捗ですが……実は、水曜日にトラブルがありまして、対応に追われてスケジュールが遅れ気味になっていたのですが、急いで対応した結果、現在は落ち着きました。スケジュール通り順調に進んでいます

話が分かりやすい「結論型」

「課長、プロジェクトの進捗ですが、結論から言うと、順調に進んでいます。実は、水曜日にトラブルがありまして、対応に追われてスケジュールが遅れ気味になっていたのですが、急いで対応した結果、現在は落ち着きました。スケジュール通りです」

いかがですか?ほんのわずかな差ですが、経過型だと、つい、「で、結論は?」と言いたくなってしまうのに対し、結論型は、最初に「順調だ」ということが分かるため、安心した気持ちで聞けるのではないでしょうか。

結論から先に伝えると、話す前に頭の中を整理できる

また、結論から先に伝える習慣は、相手に考えを伝える前に、頭の中で、「一言で言うと、何を伝えたいのか」を整理することになります。話す前に内容が整理できるため、話がわかりやすくなるメリットもあります。

結論から先に伝える話し方のコツの練習法

この話し方のコツは、メールや報告書など、文章で意見を伝えるときにも効果的です。

そこで、文章を書くときにも結論から書くように意識してみましょう。目の前に相手がいないので緊張もしませんし、最初に「何を言いたいのか」をはっきりさせることで、文章も書きやすくなります。日頃のちょっとした練習法として最適です。

実はこの文章も、書き出しで結論をお伝えしました。「わかりやすく伝える話し方のコツはたった1つ。「結論を最初に伝える」ことです。このことを意識するだけで、話のわかりやすさが格段に変わります。」の部分がそうです。

この話し方のコツはとてもシンプルなため覚えやすく、簡単です。今までより少し意識するだけで自然とできるようになり、周りの上司、同僚、部下、お客様から信頼されるようになるでしょう。

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